Tư vấn quy trình 9 bước setup quán cafe nhất định phải biết

Tiềm năng phát triển của ngành cafe

Nhận thấy tiềm năng phát triển tuyệt vời của ngành cafe tại Việt Nam, ông Rick Yvanovich – sáng lập TRG International đã phải mất đến 3 năm để thuyết phục hãng PJ’s Coffee nhượng quyền quản lý. Kết quả được chứng minh ngay sau 4 tháng, cửa hàng thứ hai tiếp tục được mở.

Một câu chuyện khác về hãng cafe The Coffee Bean & Tea Leaf - hệ thống chuỗi 15 cơ sở tại TP.HCM và Hà Nội, người phát ngôn đại diện cho thương hiệu cafe này cũng nói rằng:  “Chưa có xứ sở nào uống nhiều cà phê như Việt Nam”. 

Nói như thế để thấy được, sự bùng nổ của chuỗi cafe tại Việt Nam và chắc chắn sẽ còn tiếp tục phát triển mạnh mẽ hơn nữa.

Đó là câu chuyện thương hiệu cafe ngoại tại đất Việt.

Vậy câu hỏi được đặt ra là: Các thương hiệu cafe trong nước của Việt Nam, nhất là những thương hiệu còn mới, liệu có chỗ đứng hay không? Câu trả lời là: Có! Dù cạnh tranh khốc liệt nhưng thị phần lớn và liên tục tăng, kinh doanh cafe hẳn vẫn là miếng bánh “béo bở” cho các thương hiệu mới khai thác. Setup quán cafe theo một phong cách riêng với đúng quy trình chắc chắn sẽ rất có tiềm năng phát triển.

Bằng chứng là, một loạt những thương hiệu Việt Nam được mở ra và liên tục tăng cường hiện diện, không ngại dành lấy thị phần từ tay các “ông lớn”; trong số đó không thể không kể đến: Phúc Long, Trung Nguyên hay Saigon Café.

"Chúng tôi không e dè các thương hiệu cà phê nước ngoài, bởi phân khúc khách hàng của chúng tôi ổn định khi nhắm đến đối tượng chính là người trẻ với chất lượng phục vụ và giá cả hợp lý", đại diện của Phúc Long tự tin.

9 bước setup quán cafe đúng chuẩn

Dựa vào kinh nghiệm làm việc với rất nhiều hãng cafe lớn, đã từng thành công trên thị trường, AZ DESIGN thu về được nhiều bài học giá trị. Trong quá trình thiết kế, thi công cho các thương hiệu cafe còn mới, AZ DESIGN không ngại chia sẻ kinh nghiệm quý báu mà chúng tôi tích góp được.

Dưới đây là 9 bước setup quán cafe chi tiết và đầy đủ, mời các bạn tham khảo:

Bước 1: Setup quán cafe dựa trên chi phí định đầu tư và mục tiêu kinh doanh

Rất nhiều người nói rằng, họ đến với cafe vì đam mê và sở thích, chứ không riêng gì mục tiêu lợi nhuận kinh doanh. Tất nhiên, ở bất kỳ một ngành nào đều không thiếu những người nhiều tiền, sẵn sàng chơi lớn chỉ để thỏa mãn đam mê. Có thể hiểu nôm na là, những quán cafe kiểu này được mở ra theo phong cách hay sở thích của người chủ doanh nghiệp.

Mặt khác, nếu ngay ban đầu mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận, bạn sẽ phải tính toán cẩn thận từng bước trong quá trình setup quán cafe của mình. Giống như bất cứ một ngành kinh doanh nào, chúng ta nên có bản phác thảo chi tiết hóa mục tiêu lợi nhuận để đứng vững trước những khó khăn và phát sinh bất ngờ.

Có 2 loại chi phí mà chủ doanh nghiệp nên biết và có kế hoạch chi tiêu rõ ràng, đó là: chi phí cố định và chi phí xoay vòng. Nhìn chung thì đầu tư setup một quán cafe sẽ khá là tốn kém, quan trọng ở khâu thiết kế kiến trúc và nội thất, chứ không riêng gì chất lượng đồ uống.

+ Chi phí cố định: Tiền cọc mặt bằng, thiết kế và thi công nội ngoại thất, máy móc pha chế, chi phí các vật dụng, chi phí nhân công…

+ Chi phí duy trì: chi phí mặt bằng, điện, nước, internet, điện thoại, nhân viên, thức uống, lương thực, thực phẩm, quà tặng khuyến mãi, chi phí marketing…

Bước 2 : Xác định loại hình setup quán cafe

Để biết sẽ setup quán cafe theo loại hình nào, chúng ta phải xác định được tệp khách hàng mục tiêu mà bạn muốn hướng đến. Khách hàng là người trả tiền, giúp chúng ta nuôi sống doanh nghiệp; vì thế nghiên cứu thị trường và tập khách hàng định hướng tới là vô cùng quan trọng.

Ví như, cafe sách mở ra để hướng tới những người thích đọc sách và chuộng không gian yên tĩnh. Cafe nhạc sống phục vụ người yêu thích ca nhạc; tùy từng dòng nhạc, cách trang trí cũng vì thế mà khác nhau.

Bước 3: Chọn mô hình setup quán cafe, thuê mặt bằng và hoàn thiện thủ tục pháp lý.

Có 2 lưu ý đặc biệt quan trọng, nên tránh với những người kinh doanh cafe "thương hiệu mới” đó là: mô hình cafe vườn và cafe thưởng thức.

Nếu như không phải là mặt bằng sẵn có, bạn sẽ phải bỏ ra một số tiền lớn để chi trả cho các khoản chi phí cố định. Cafe thưởng thức thì thiên quá nhiều về chất lượng đồ uống, tuy là cách làm thương hiệu bền vững nhưng thời gian hoàn vốn lại lâu, chi phí ban đầu bỏ ra để học cách làm cafe chuyên biệt cũng lớn.  

Bước 4: Setup một quán cafe độc đáo với phong cách riêng

Đây là yếu tố rất quan trọng quyết định sự thành bại của một thương hiệu cafe. Sẽ thế nào nếu bạn setup một quán cafe chẳng có gì đặc biệt khiến khách hàng có thể lưu tâm, nhất là khi quán không có được vị trí đắc địa và chất lượng đồ uống thì không hẳn nổi trội? Nhìn chung, với những thương hiệu còn mới, việc làm khách hàng biết và nhớ đến mình là vô cùng quan trọng.

Ý tưởng setup một quán cafe độc đáo chắc chắn sẽ cần đến đơn vị thiết kế, thi công chuyên nghiệp triển khai. AZ DESIGN chuyên tư vấn, setup quán cafe, quầy bar,... với giải pháp tốt nhất và mức chi phí phù hợp, chắc chắn sẽ làm khách hàng hài lòng vượt xa cả mong đợi.

Bước 5: Xây dựng menu đồ uống trong setup quán cafe

Trước tiên, chúng ta phải có một danh sách các thức uống phù hợp với khách hàng mục tiêu. Tỷ dụ, quán là cafe sách, các loại đồ uống ngoại hẳn sẽ không chuộng; cafe văn phòng thì chạy cả thức uống hoa quả còn cafe nhạc Trịnh thì nên có hương vị chuyên biệt thật ấn tượng. Dựa vào đó, doanh nghiệp hãy tìm cho mình một vài nguồn nguyên liệu ổn định.

Rất nhiều quán để lại ấn tượng tốt với khách hàng vì menu đồ uống khác biệt. Sự khác biệt ở đây không riêng gì về thức uống, nội dung có thể giống với nhiều quán, nhưng cách diễn đạt khác cũng sẽ khiến cho thương hiệu của bạn được lưu tâm nhiều hơn. Bạn có thể tham khảo một vài ví dụ ở dưới đây.

Bước 6: Tuyển dụng và đào tạo

Tuyển dụng và đào tạo là một bước vô cùng quan trọng trong setup quán cafe. Hoạt động này trực tiếp ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Nếu như tìm được những nhân lực sáng giá trong ngành, công ty chắc chắn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí đào tạo. Thêm nữa, đội ngũ trẻ đặc biệt là các bạn có đam mê, thường cống hiến cho công ty rất nhiều ý tưởng độc đáo.

Đấy là còn chưa kể đến lợi ích của việc nhân sự gắn bó lâu dài, không mất thời gian để tuyển nhân sự lại và hòa nhập, làm quen với văn hóa doanh nghiệp.

Người ta ước tính rằng, cứ mỗi lần tuyển dụng thất bại, công ty sẽ tổn thất thêm 3 tới 6 lần thu nhập hằng năm của nhân viên đó. Như vậy, trong bất kỳ một ngành nghề nào, kể cả là setup quán cafe, chúng ta nên có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự thông minh , phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.

-  Tuyển dụng đội ngũ nhân viên và đào tạo pha chế, cách phục vụ làm hài lòng khách hàng, xử lý tình huống.

-  Đào tạo nhân viên quản lý, orderr đồ uống, thu ngân...

Bước 7: Setup hệ thống quản lý của quán cafe

Có nhân viên tốt nhưng hệ thống quản lý kém sẽ dẫn đến tình trạng khó mà giữ được người tài. Trong quy trình setup quán cafe, hệ thống quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng, bao gồm những đầu việc dưới đây:

-  Có 1 nội quy chuẩn cho nhân viên phục vụ, KPI, thưởng phạt rõ ràng.

-  Form mẫu và bảng biểu, báo cáo công việc hàng tháng, hàng quý.

-  Đào tạo nhân viên xử lý nhanh nhạy trong các tình huống thực tế.

-  Setup hệ thống quản lý như phần mềm kinh doanh,....

Nếu như làm tốt hệ thống quản lý, đặc biệt là áp dụng sự phát triển của công nghệ thông tin, bạn chắc chắn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp, sử dụng hợp lý các nguồn lực của tổ chức và khai thác tối đa tiềm năng để đạt được mục tiêu lợi nhuận. 

Bước 8: Khai trương quán cafe

Ảnh hưởng lớn bởi văn hóa truyền thống Á Đông, người Việt rất xem trọng ngày giờ khai trương với hy vọng công việc làm ăn được thuận buồm, xuôi gió.

Theo kinh nghiệm tư vấn setup quán cafe của AZ DESIGN, các đơn vị thường lựa chọn ngày đẹp vào cuối tuần hoặc dịp lễ tết để tổ chức hoạt động khai trương; đây là cơ hội tốt, tận dụng thời gian nghỉ ngơi, mua sắm của người dân.

Tất nhiên, chúng ta không thể bỏ qua việc cắt băng khai trương, bao gồm: dải băng màu đỏ hoặc vàng, kéo vàng, bông vải, khăn phủ khay và khay đựng kéo, vật phẩm.

Bước 9: Setup quán cafe, không thể thiếu kế hoạch marketing

Thật là tiếc nếu như ngày lễ trọng đại này không có một kế hoạch truyền thông hợp lý. Đây là cơ hội tốt không thể bỏ qua nhằm mục đích có được sự quan tâm, chú ý từ khách hàng. Có nhiều hình thức PR, một trong số đó có thể kể đến như: phát tờ rơi, truyền thông rầm rộ bằng âm thanh, thuê quảng cáo trên các kênh mạng xã hội, dịch vụ gửi tin nhắn SMS tự động cho các thuê bao gần khu vực khai trương...

Không chỉ riêng setup quán cafe, bất cứ ai đã từng kinh doanh rồi đều dễ dàng nhận thấy được tầm quan trọng của  từng bước trong quy trình setup một hệ thống kinh doanh; chỉ một sơ suất nhỏ sẽ làm cho doanh nghiệp tổn thất rất nhiều tiền. 

Chọn ra được một đơn vị thiết kế và thi công quán cafe uy tín, chuyên nghiệp có vai trò tiên quyết, giúp chủ doanh nghiệp triển khai tốt ý tưởng của mình, trước khi setup các bước kế tiếp.

AZ DESIGN – đơn vị đầu ngành với 6 năm kinh nghiệp làm việc cùng những hãng cafe nổi tiếng, chắc chắn sẽ mang lại cho quý khách sự hài lòng vượt xa cả mong đợi.

Chúng tôi có đội ngũ kiến trúc sư chuyên nghiệp, giàu sáng tạo, nhạy bén với các xu thế mới nhất trên thế giới để hỗ trợ việc lên ý tưởng độc đáo cho khách hàng. Nếu như bạn đang có ý định setup một quán cafe, vậy thì còn chần chừ gì nữa mà không liên hệ ngay với AZ DESIGN để được tư vấn miễn phí và lên các phương án triển khai phù hợp.

AZ DESIGN – nơi hiện thực hóa ước mơ thiết kế quán cafe đẹp, độc đáo cho bạn!